Import papírových faktur do účetnictví

Tato funkce není dostupná ve variantě Standard.

Zde je popsán postup importu papírových faktur. Postup importu je shodný pro faktury přijaté i vydané. Volbu provádíte zaškrtnutím možností Přijaté/Vydané.

  1. Kliknete na Načti QR kódy ze čtečky.
  2. Čtečkou nebo mobilní aplikací naskenujete QR kódy na fakturách a tyto kódy se zobrazí v programu QRCodeScanner.
  3. Kliknete na Zpracuj načtené QR kódy – QRCodeScanner tyto kódy projde, zpracuje a vytvoří XML soubory pro import do účetního programu.
  4. Kliknete na Ukaž výsledek zpracování – zobrazíte a zkontrolujete výsledek zpracování faktur.
  5. Kliknete na Importuj faktury – provede se import faktur do účetního programu.
  6. Kliknete na Ukaž výsledek importu – zkontrolujete výsledek importu faktur.
  7. Vše je hotovo za několik okamžiků.

Pokud máte elektronické faktury ve formátu PDF nebo ISDOC, podívejte se na návod pro import elektronických faktur.

1) Načtení QR kódů pomocí čtečky

Pokud máte nastavený typ čtečky,  kliknete na Načti QR kódy z vybrané čtečky. Otevře se nové okno, ve kterém se budou načítat a zobrazovat QR kódy z vybrané čtečky.

Klasická ruční čtečka čárových kódů

Pokud máte zapojenou a nastavenou čtečku QR kódů, můžete s ní začít skenovat faktury. Naskenované kódy se budou okamžitě zobrazovat v okně a výpis bude vypadat podobně jako na obrázku. Během skenování kódů čtečkou musíte mít toto okno pořád otevřené a aktivní a kurzor musíte mít umístěný v tom velkém bílém okně, kam se přenášejí QR kódy.

Pokud jste jednu fakturu naskenovali omylem několikrát, tak se nic neděje, já si s tím poradím.

Po ukončení skenování všech faktur kliknete na Použít načtené kódy. Tím se naskenované kódy přenesou do aplikace QRCodeScanner a můžete je naimportovat do účetního programu pomocí tlačítek Zpracuj načtené QR kódy a Importuj faktury do účetnictví. Viz pokračování níže – Zpracování načtených QR kódů.

Mobilní aplikace QR droid

Pokud máte nastavenou mobilní čtečku QR Droid (viz návod na nastavení, vymazání předchozí historie atd.), můžete ji na mobilu spustit a zahájit skenování faktur. Všechny naskenované QR kódy se budou ukládat na mobil do historie.

Následně na mobilu uložíte data z historie do CSV souboru a přenesete tento soubor z mobilu do PC, opět podle návodu.

V programu QRCodeScanner pak zvolíte tlačítko Načíst CSV soubor a vyberete na PC daný CVS soubor, který jste vytvořili v QR Droidu a přenesli ho na PC – viz bod výše. Do okna se tím pádem načtou naskenované QR kódy a výpis bude vypadat podobně jako na obrázku.

Potom kliknete na Použít načtené kódy. Tím se naskenované kódy přenesou do aplikace QRCodeScanner a můžete je naimportovat do účetního programu pomocí tlačítek Zpracuj načtené QR kódy a Importuj faktury do účetnictví. Viz pokračování níže – Zpracování načtených QR kódů.

Mobilní aplikace Bluetooth Barcode Scanner

Pokud máte nastavenou mobilní čtečku Bluetooth Barcode Scanner (viz návod na nastavení klientské a serverové části, připojení k PC atd.), spustíte na čtečce skenování povelem Continuous Scan. Tím mobil začne nepřetržitě skenovat QR kódy a tyto kódy se budou automaticky přenášet do PC do programu QRCodeScanner, kde je také hned uvidíte. Během skenování kódů čtečkou musíte mít okno programu QRCodeScanner pořád otevřené a aktivní a kurzor musíte mít umístěný v tom velkém bílém okně, kam se přenášejí QR kódy.

Pokud jste jednu fakturu naskenovali omylem několikrát, tak se nic neděje, já si s tím poradím.

Po ukončení skenování všech faktur kliknete na Použít načtené kódy. Tím se naskenované kódy přenesou do aplikace QRCodeScanner a můžete je naimportovat do účetního programu pomocí tlačítek Zpracuj načtené QR kódy a Importuj faktury do účetnictví. Viz pokračování níže – Zpracování načtených QR kódů.

2) Zpracování načtených QR kódů

Pokud máte nastavené parametry programu (účetní jednotka, předkontace, členění DPH, přijaté/vydané faktury atd.) a máte načtené QR kódy pomocí čtečky, můžete spustit zpracování kódů pomocí tlačítka Zpracuj načtené QR kódy. Program projde a zpracuje všechny naskenované QR kódy. Importovat do účetnictví lze pouze faktury obsahující kód typu QR-faktura nebo QR-platba+faktura.

Stav zpracování můžete sledovat na zeleném stavovém řádku ve spodní části aplikace.

Po dokončení si můžete zobrazit výsledky tlačítkem Ukaž výsledky zpracování. Jsou zde přehledně zobrazeny výsledky u jednotlivých faktur, včetně případné chyby. Výsledky si můžete vytisknout, poslat je e-mailem nebo je uložit do Excelu.

3) Import faktur do účetnictví

Tlačítkem Importuj faktury do účetnictví se všechny faktury, které byly v předchozím kroku úspěšně zpracovány, naimportují do účetního programu. Přijaté faktury se naimportují do agend Přijaté faktury a Přijaté zálohové faktury. Vydané faktury se naimportují do agend Vydané fakturyVydané zálohové faktury.

Po importu si můžete zobrazit výsledky tlačítkem Ukaž výsledky importu. Jsou zde přehledně zobrazeny výsledky importu jednotlivých faktur, včetně případné chyby nebo varování. Výsledky si můžete vytisknout, poslat je e-mailem nebo je uložit do Excelu.