Zde je popsán postup importu elektronických (PDF nebo ISDOC) faktur. Postup importu je shodný pro faktury přijaté i vydané, a pro formát PDF nebo ISDOC. Volbu provádíte zaškrtnutím možností PDF/ISDOC nebo možností Přijaté/Vydané.
- Uložíte si všechny faktury v PDF nebo ISDOC formátu do vybraného adresáře.
- Kliknete na Zpracuj faktury – QRCodeScanner tyto faktury projde, zpracuje a vytvoří XML soubory pro import do účetnictví.
- Kliknete na Ukaž výsledek zpracování – zobrazíte a zkontrolujete výsledek zpracování faktur .
- Kliknete na Importuj faktury – provede se import faktur do účetnictví.
- Kliknete na Ukaž výsledek importu – zkontrolujete výsledek importu faktur .
- Vše je hotovo za několik okamžiků.
Pokud máte papírové faktury, podívejte se na návod pro import papírových faktur.
1) Zpracování faktur
Pokud máte nastavené parametry programu a máte PDF nebo ISDOC faktury uložené ve vybraném adresáři, můžete spustit zpracování faktur.
- Pokud jste zvolili import faktur ve formátu PDF, bude program postupně procházet všechny PDF faktury ve vybraném adresáři a v každé faktuře se pokusí najít QR kód. Importovat do účetnictví lze pouze faktury obsahující kód typu QR-faktura nebo QR-platba+faktura. Hledání a rozpoznávání QR kódů může trvat i několik minut, podle počtu PDF faktur v adresáři.
- Pokud jste zvolili import faktur ve formátu ISDOC, bude program postupně procházet všechny ISDOC faktury ve vybraném adresáři a každou fakturu převede na formát importovatelný do účetnictví.
Stav zpracování můžete sledovat na zeleném stavovém řádku ve spodní části aplikace.
Po dokončení si můžete zobrazit výsledky tlačítkem Ukaž výsledky zpracování. Jsou zde přehledně zobrazeny výsledky u jednotlivých faktur, včetně případné chyby. Výsledky si můžete vytisknout, poslat je e-mailem nebo je uložit do Excelu.
2) Import faktur do účetního programu
Tlačítkem Importuj faktury do účetnictví se všechny faktury, které byly v předchozím kroku úspěšně zpracovány, naimportují do účetního programu.
Přijaté faktury se naimportují do agend Přijaté faktury a Přijaté zálohové faktury. Vydané faktury se naimportují do agend Vydané faktury a Vydané zálohové faktury.
Po importu si můžete zobrazit výsledky tlačítkem Ukaž výsledky importu. Jsou zde přehledně zobrazeny výsledky importu jednotlivých faktur, včetně případné chyby nebo varování. Výsledky si můžete vytisknout, poslat je e-mailem nebo je uložit do Excelu.
Upozornění pro import ISDOC do Pohody!
Před importem faktur ve formátu ISDOC doporučuji v Pohodě u zvolené účetní jednotky nastavit zaokrouhlení DPH.
V Pohodě v menu Nastavení/Globální nastavení/Daně/DPH-ostatní:
- zaškrtnout „Kontrolovat toleranci DPH“
- nastavit „Max. odchylka v Kč“ alespoň na 0,5
