Nastavení parametrů

1) Nastavení přístupu k FlexiBee

Adresa serveru a přihlašovací údaje

Nastavíte adresu serveru (datového zdroje) FlexiBee, včetně čísla portu.

• Pokud používáte FlexiBee na lokálním PC, bude adresa pravděpodobně ve tvaru https://127.0.0.1:5434
• Pokud používáte FlexiBee v cloudu, bude adresa pravděpodobně ve tvaru https://vasefirma.flexibee.eu

Dále nastavíte přihlašovací jméno a heslo do FlexiBee.

2) Nastavení účetní jednotky ve FlexiBee

Před zpracováním faktur je potřeba mít nastavenou správnou účetní jednotku, do které chcete faktury importovat.

Po nastavení přístupu (viz bod 1 výše) kliknete na Načti data z FlexiBee. Tím se načte seznam všech účetních jednotek a následně si z nabídky účetních jednotek vyberete tu správnou účetní jednotku, do které chcete importovat faktury.

Načítání dat nebo výběr účetní jednotky může chvilku trvat, protože se k vybrané účetní jednotce načítá z FlexiBee i adresář, který může obsahovat i několik tisíc záznamů. Průběh práce vidíte na zeleném stavovém řádku ve spodní části aplikace.

3) Nastavení předpisu zaúčtování, štítku a kontrola duplicity

Tato funkce není dostupná ve variantě Standard.

Pro importované faktury můžete nastavit předpis zaúčtování, který se pro tyto faktury použije.

Po nastavení přístupu (viz bod 1 výše) a po výběru účetní jednotky (viz bod 2 výše) si z nabídky předpisů zaúčtování vyberete ten správný předpis, který se přiřadí k importovaným fakturám.

Volitelně si můžete vybrat i štítek, kterým se označí importované faktury, např. pro lepší filtrování a vyhledávání.

4) Kontrola duplicity importovaných přijatých faktur

Tato funkce není dostupná ve variantě Standard.

Pokud zaškrtnete volbu Kontrolovat duplicitu…, bude se při importu přijatých faktur kontrolovat, zda tato faktura již byla dříve do FlexiBee naimportována. Pokud byla dříve naimportována, program nepovolí opakovaný import totožné faktury.

Kontrola duplicity probíhá na základě čísla přijaté faktury, datumu vystavení, IČ dodavatele a celkové částky na faktuře.

Pokd byste z nějakého důvodu chtěli opakovaně importovat totožné faktury, stačí zrušit zatržení této volby.

Při importu vydaných faktur se duplicita kontroluje automaticky a kontrola nelze zrušit.

5) Přiložení originální faktury jako přílohy

K importované faktuře můžete do FlexiBee přiložit také originál faktury jako přílohu.

• Pokud importujete PDF faktury, přiloží se originální PDF soubor.
• Pokud importujete papírové faktury, přiloží se originální QR kód z papírové faktury.

Výhodou je to, že můžete zpětně snadno dohledat originální předlohu k importované faktuře a snadno tak dohledáte chyby nebo doplníte další údaje z originální faktury.

1) Výběr agendy z Money S3

Nejdříve musíte vybrat agendu, do které chcete faktury importovat. Kliknete na tlačítko Vyber agendu z Money S3 a ze zobrazeného seznamu vyberete agendu. Pak kliknete na OK.

Po vybrání agendy se do políčka vyplní údaje o vybrané agendě – název agendy, IČ, účetní období atd. Poté program  z Money načte seznam předkontací a členění DPH a další údaje k vybrané agendě. Načtení údajů chvilku trvá.

Pokud jste již agendu vybrali dříve a chcete data z Money znovu načíst (např. jste mezití v Money změnili seznam členění DPH nebo seznam předkontací), tak před výběrem agendy zaškrtnete Po výběru agendy znovu načíst… Poté vyberete agendu. Po vybrání agendy program opět načte předkontace a členění DPH z Money k vybrané agendě.

2) Heslo do Money S3

Pokud používáte uživatelská práva v Money S3, vyplníte do pole Heslo k Money S3 správné heslo do Money S3.

Daný uživatel musí mít v Money S3 oprávnění provádět XML importy dat.

Pokud nepoužíváte uživatelská práva v Money S3, ponecháte pole Heslo prázné.

3) Nastavení číselných řad

Před importem je nutné nastavit číselnou řadu, do které se faktury budou importovat.

Číselná řada pro přijaté faktury

Tuto číselnou řadu najdete v Money S3 na kartě Money/Možnosti a nastavení/Správa seznamů/Číselné řady. V seznamu číselných řad najdete položku Faktury přijaté, a do programu napíšete označení její číselné řady, např. 10rr.

Číselná řada pro vydané faktury

Tuto číselnou řadu najdete v Money S3 na kartě Money/Možnosti a nastavení/Správa seznamů/Číselné řady. V seznamu číselných řad najdete položku Faktury vystavené, a do programu napíšete označení její číselné řady, např. rrrr.

4) Nastavení předkontace a členění DPH

Tato funkce není dostupná ve variantě Standard.

Pro importované faktury můžete nastavit předkontaci a členění DPH, které se pro tyto faktury použijí.

Po výběru agendy (viz bod 1 výše) si z nabídky předkontací vyberete tu správnou předkontaci, která se přiřadí k importovaným fakturám. Dále si z nabídky členění vyberete správné členění DPH, které se přiřadí k importovaným fakturám.

5) Kontrola duplicity importovaných faktur

Money S3 používá automatickou kontrolu duplicity u faktur.

U adres v adresáři se kontrolují všechna datová pole. Pokud tedy budou v adresáři dvě adresy, které se liší např. číslem účtu, tak Money vyhodnotí tyto dvě adresy jako odlišné.

U přijatých a vydaných faktur se duplicita kontroluje podle čísla přijaté/vydané faktury. Pokud importujete např. přijatou fakturu se stejným číslem faktury, jaká už v Money S3 existuje, tak se import neprovede, a provede se pouze aktualizace již existující faktury v Money.

6) Přiložení originální faktury jako přílohy

K importované faktuře můžete do Money S3 přiložit také originál faktury jako přílohu.

• Pokud importujete PDF faktury, přiloží se originální PDF soubor.
• Pokud importujete papírové faktury, přiloží se originální QR kód z papírové faktury.

Výhodou je to, že můžete zpětně snadno dohledat originální předlohu k importované faktuře a snadno tak dohledáte chyby nebo doplníte další údaje z originální faktury.