Aplikace umí importovat papírové faktury pomocí čtečky čárových kódů nebo pomocí mobilní aplikace. Dále umí importovat elektronické faktury v ISDOC a PDF formátu. Lze importovat faktury přijaté a vydané.
Co dělat s přijatými a vydanými fakturami
Pokud jste podnikatel (živnostník, odběratel):
Přijaté faktury jsou pro vás faktury, které dostáváte od vašich dodavatelů.
- Pokud si vedete účetnictví sami, můžete si tyto přijaté faktury pomocí programu QRCodeScanner snadno a rychle naimportovat do účetního programu, nemusíte nic přepisovat ručně.
- Pokud máte účetnictví vedené externě, můžete tyto přijaté faktury předat vaší účetní, která si je opět snadno a rychle může naimportovat do účetního programu.
Vydané faktury jsou pro vás faktury, které vystavíte a pošlete vašim odběratelům.
- Pokud si vedete účetnictví sami, vystavíte tyto faktury přímo v účetním programu, žádná data se nikam nepřenáší ani neimportují.
- Pokud máte účetnictví vedené externě, můžete faktury vystavit v libovolném programu a pak je předat vaší účetní (buďto vytištěnou nebo ve formátu PDF/ISDOC), která si je snadno a rychle naimportovuje do svého účetnictví, a nemusí je přepisovat ručně.
Pokud jste účetní firma (samostatná účetní, externí účetní):
- Přijaté faktury jsou pro vás faktury, které dostávají vaši klienti od svých dodavatelů. Tyto přijaté faktury si můžete snadno a rychle naimportovat do účetního programu a nemusíte nic přepisovat ručně.
- Vydané faktury jsou pro vás faktury, které v libovolném programu vystaví vaši klienti, kterým vedete účetnictví. Tyto vydané faktury vám pak klienti předají (buďto vytištěné nebo ve formátu PDF/ISDOC) a vy si je můžete snadno a rychle naimportovat do svého účetnictví a nemusíte je přepisovat ručně.
Jinými slovy:
- Pokud jste podnikatel, pomůže vám QRCodeScanner importovat do účetního programu přijaté faktury od vašich dodavatelů. Vaší účetní pak QRCodeScanner pomůže importovat do svého účetnictví vámi vystavené faktury.
- Pokud jste účetní, pomůže vám QRCodeScanner importovat do účetního programu přijaté faktury od vašich klientů, kterým zpacováváte účetnictví. Dále vám QRCodeScanner pomůže importovat do účetního programu faktury vystavené vašimi klienty.
Import papírových faktur
Aplikace umí importovat papírové faktury pomocí čtečky čárových kódů nebo pomocí mobilní aplikace QR Droid nebo Bluetooth Barcode Scanner. Jednoduše naskenujete QR kód na faktuře čtečkou a program QRCodeScanner už se postará o zbytek.
Co je formát PDF a ISDOC
PDF formát zná každý, fakturu v PDF umí vystavit každý účetní program, je to soubor s příponou PDF. Importovat faktury ve formátu PDF lze za předpokladu, že faktura obsahuje QR kód typu QR-platba, QR-faktura a QR-platba+faktura. Tyto QR kódy umí na fakturu přidat každý slušný účetní program. QR kód obsahuje základní informace o faktuře – datum vystavení, číslo faktury, dodavatele, odběratele, částky atd. QR kód neobsahuje položky faktury.
ISDOC formát je standardizovaný formát pro elektronickou výměnu faktur mezi účetními systémy, je to soubor s příponou ISDOC nebo ISDOCX. ISDOC fakturu lze zobrazit v různých ISDOC prohlížečích. ISDOC obsahuje všechny informace o faktuře – datum vystavení, číslo faktury, dodavatele, odběratele, částky, daňové i nedaňové zálohy, položky faktury atd. ISDOC fakturu umí vystavit každý slušnější účetní program.
PDF faktury s QR kódem a ISDOC faktury vystavené v libovolném programu můžete pomocí aplikace QRCodeScanner naimportovat do účetního programu.
Import ISDOC faktur
Import ISDOC faktur je vcelku jednoduchý – aplikace zpracuje ISDOC faktury a převede je do formátu, který lze naimportovat do účetního programu. Následně jsou tyto faktury naimportovány do účetního programu.
ISDOC formát obsahuje kompletní informace o faktuře, položkách, dodavateli, odběrateli, platební údaje atd. Všechny tyto informace se kompletně importují do účetního programu.
Import PDF faktur s QR kódy
QR kód na faktuře obsahuje základní informace o faktuře – základ daně, DPH, dodavatel, odběratel, předmět fakturace, atd.
QR kód na faktuře může být trojího typu:
- QR-platba
- QR-faktura
- QR-platba + faktura
1) Faktury s kódem QR-platba
Kód QR-platba obsahuje pouze platební údaje – číslo účtu, částku, variabilní symbol atd. Neobsahuje žádné údaje o faktuře – číslo faktury, dodavatel, DPH atd. Faktury obsahující kód QR-platba proto nelze importovat do účetnictví.
QRCodeScanner umí platbu této faktury naimportovat do vašeho internetového bankovnictví.
2) Faktury s kódem QR-faktura
Kód QR-faktura obsahuje údaje o faktuře – číslo faktury, datum vystavení, dodavatel, DPH atd. Neobsahuje údaje o platbě.
QRCodeScanner umí fakturu s tímto kódem naimportovat do účetního systému Pohoda a FlexiBee.
3) Faktury s kódem QR-platba+faktura
Kód QR-platba+faktura obsahuje platební údaje i údaje o faktuře.
QRCodeScanner umí fakturu s tímto kódem naimportovat do účetního systému Pohoda a FlexiBee a platbu této faktury naimportovat do vašeho internetového bankovnictví.
Import faktur do účetního programu
Funkce výrazně ulehčuje a zrychluje zadávání faktur do účetního programu. Lze najednou importovat desítky i stovky faktur.
- Papírové faktury – naskenujete pomocí čtečky čárových kódů nebo pomocí mobilní aplikace.
- Elektronické faktury – uložíte si všechny faktury v PDF nebo ISDOC formátu do vybraného adresáře.
- QRCodeScanner faktury projde, zpracuje a vytvoří XML soubory pro import do účetního programu.
- Zobrazíte a zkontrolujete výsledek zpracování faktur.
- Provedete import faktur do účetního programu.
- Zkontrolujete výsledek importu faktur .
- Vše je hotovo za několik okamžiků.
Podívejte se na podrobný postup importu přijatých a vydaných faktur do účetnictví.
Import přijatých faktur do internetového bankovnictví
Funkce výrazně ulehčuje a zrychluje zadávání platebních příkazů k přijatým fakturám. Lze najednou vytvořit platební příkazy pro desítky i stovky faktur:
- Papírové faktury – naskenujete pomocí čtečky čárových kódů nebo pomocí mobilní aplikace.
- Elektronické faktury – uložíte si všechny faktury v PDF nebo ISDOC formátu do vybraného adresáře.
- QRCodeScanner faktury projde, zpracuje a vytvoří ABO soubory s platebními příkazy.
- Každý ABO soubor může obsahovat několik desítek platebních příkazů.
- Zobrazíte a zkontrolujete výsledek zpracování faktur.
- Následně naimportujete ABO soubory do svého internetového bankovnictví.
- V internetovém bankovnictví potvrdíte hromadný příkaz k úhradě.
- Vše je hotovo za několik okamžiků.
Podívejte se na podrobný postup importu plateb z přijatých faktur do internetového bankovnictví.
Omezení programu QRCodeScanner
- Lze zpracovávat faktury pouze v českých korunách, nikoli v cizích měnách.
- Nelze zaručit 100% rozpoznání všech QR kódů na fakturách.
- U papírových a PDF faktur nelze přednastavit jinou formu úhrady u importovaných faktur než bankovním příkazem.